Archivage des factures électroniques. Avec la montée en puissance du numérique, la facture papier vit ses dernières heures. En France, la bascule vers la facturation électronique obligatoire est en marche, et d’ici septembre 2026 — sauf report de dernière minute — toutes les entreprises devront s’y plier.
Mais facturer en ligne, ce n’est pas juste envoyer un PDF par mail. C’est aussi — et surtout — garantir que chaque facture puisse, en cas de contrôle ou litige, faire foi. Et cela implique une vraie rigueur dans la manière de les conserver.
Sommaire
Ce que dit la loi : durées de conservation en 2025
Pas de raccourci possible ici : les textes sont clairs.
- Fiscale : 6 ans de conservation après la dernière opération.
- Comptable : 10 ans, selon l’article L123-22 du Code de commerce.
Dans la pratique, la plupart des entreprises optent pour une règle simple : tout garder 10 ans. Ce n’est pas un excès de prudence, juste une façon d’éviter les mauvaises surprises.
Les trois critères qui donnent de la valeur à vos archives
Conserver une facture n’a d’intérêt que si elle peut être reconnue comme preuve. Et pour ça, trois éléments doivent rester solides dans le temps :
- Son origine : on doit savoir de façon certaine qui l’a émise.
- Son intégrité : elle ne doit pas avoir été modifiée.
- Sa lisibilité : aujourd’hui, mais aussi dans dix ans.
Autrement dit, un vieux fichier corrompu ou un format obsolète, c’est comme une facture perdue.
Réforme 2026 : pourquoi il ne faut pas attendre ?
Dès 2026 (voire 2027 pour les plus petites structures), les factures devront passer par des plateformes certifiées. Ce n’est pas juste un changement technique — c’est un bouleversement dans les habitudes de travail. Et dans ce contexte, négliger la partie archivage, c’est courir droit vers le blocage.
Comment archiver intelligemment (et éviter les pièges)
Format et support : l’importance de bien choisir dès le départ
Un simple PDF ne suffit plus. Il faut miser sur des formats durables, comme le PDF/A ou le Factur-X, conçus pour tenir la route dans le temps.
Et surtout, il ne s’agit pas de les stocker n’importe où. Un système d’archivage électronique certifié ou un coffre-fort numérique reste la meilleure garantie de conformité.
Sécurité : verrouiller l’accès et tracer les actions
Chaque consultation, chaque modification — si elle est autorisée — doit laisser une trace.
Des horodatages, des signatures électroniques, voire des cachets numériques sont indispensables. On ne protège pas seulement des erreurs humaines, mais aussi des contestations futures.
Accessibilité : retrouver une facture en trois clics, même en 2032
Archiver, ce n’est pas enterrer. Si un contrôleur débarque ou si un client conteste une facture de 2021, il faut pouvoir la sortir immédiatement. Et elle doit être lisible, sans dépendre d’un logiciel disparu.
Prévoir des formats exportables, penser à la migration… c’est contraignant, mais ça évite le cauchemar.
Gouvernance : poser des règles, documenter les choix
Sans cadre, tout devient flou. Il est donc essentiel de :
- Définir une politique d’archivage claire.
- Décrire les procédures, notamment pour les factures sans signature ou transmises via des canaux non structurés.
- Former les équipes, ne serait-ce que pour éviter qu’un fichier crucial finisse sur une clé USB oubliée.
Le vrai risque, c’est de ne rien faire
Attendre la dernière minute, c’est miser sur une course contre-la-montre. Dès 2025, les entreprises ont intérêt à :
- Vérifier la conformité de leurs outils (ERP, logiciels de facturation).
- Choisir un prestataire certifié.
- Préparer leur gouvernance documentaire.
Le coût d’anticipation reste toujours inférieur à celui d’un redressement fiscal ou d’un blocage opérationnel.
Quand archiver mal coûte cher (vraiment)
Non, l’archivage ce n’est pas juste une case à cocher
Dans les faits, mal gérer ses factures électroniques, ça revient à tendre la joue au fisc ou à un juge — littéralement. Ce n’est pas exagéré : ce qu’on considère parfois comme un simple retard de procédure peut ouvrir la voie à des amendes non négligeables… et à pas mal de complications derrière.
Le vrai risque ? Que votre facture « disparaisse » aux yeux du droit
Même si elle existe dans vos serveurs. Si l’administration ne peut pas vérifier son authenticité, son intégrité ou simplement… la lire, alors c’est comme si elle n’avait jamais existé.
Ce que ça peut vous coûter ?
- La TVA non récupérable.
- Un rejet de comptabilité.
- Une créance impossible à prouver devant un client qui conteste.
Et dans un litige commercial, ça peut faire très mal.
Le chaos silencieux : quand l’opérationnel se grippe
Ce n’est pas que fiscal. Une facture mal formatée, envoyée via un canal pas reconnu ou stockée hors norme, c’est aussi :
- des retours de factures,
- des paiements bloqués,
- des équipes qui perdent du temps à chercher un fichier mal nommé ou introuvable.
Et quand on additionne, ça fait vite une charge cachée qui plombe la productivité.
Ce qui protège : les outils, oui, mais aussi les règles
Le SAE, colonne vertébrale de l’archivage sérieux
Un bon Système d’Archivage Électronique (SAE), c’est plus qu’un dossier sur le cloud.
Il doit :
- être certifié (NF Z42-013, ISO 14641),
- intégrer des briques solides : empreinte numérique, horodatage, gestion des versions, etc.
- être si externalisé, confié à un prestataire NF 461 minimum — et pas juste « prometteur ».
Le bon format : celui qu’on pourra encore lire dans 9 ans
- PDF/A-1, rien d’exotique, mais ultra-fiable.
- Factur-X, UBL : structurés, automatisables et compatibles avec les plateformes.
Et surtout : archivage après transmission, pas avant. Oui, ça arrive encore.
Gouvernance : ce qu’il faut décider (et écrire noir sur blanc)
- Qui fait quoi ? Quand ? Où ? Comment ?
- Combien de temps, on garde ? Où on stocke ? Avec quelle procédure en cas de litige ?
- Comment on migre les données si on change de système ?
Tout ça doit exister sur papier ou PDF signé. Sinon, rien n’existe vraiment.
Externaliser, pourquoi pas. Mais avec un vrai contrat
- Le prestataire est-il certifié ? Oui ? Montrez-moi le certificat.
- Que se passe-t-il si je veux changer de fournisseur ? Si les données sont corrompues ?
- Qui est responsable de la perte d’une archive ? Vous ? Lui ? Les deux ?
Ces points doivent être écrits. Précisément.
Une checklist (pas sexy, mais vitale)
| Point clé | Pourquoi c’est non négociable ? |
|---|---|
| Durée fixée | Sans ça, rien ne tient légalement |
| Format lisible | On ne lit pas du XML à l’œil nu |
| SAE certifié | Sinon, aucune valeur probante |
| Authentification | Pour éviter les “factures fantômes” |
| Traçabilité | Qui a fait quoi, quand, comment |
| Accessibilité | Une archive qu’on ne retrouve pas = inutile |
| Sauvegarde | Le plan B quand tout casse |
| Procédures écrites | Mémoire d’entreprise indispensable |
| Anticipation 2026 | Le compte à rebours a commencé. |
Si 2024 était l’année de la prise de conscience, 2025 doit être celle de l’action.
Ce qu’il faut faire maintenant :
- Vérifier ce que vous faites déjà. Honnêtement.
- Rédiger des règles claires, même basiques, mais partagées.
- Choisir des outils qui font le boulot (et le prouvent).
- Et former les gens. Car même le meilleur SAE ne remplace pas un cerveau humain attentif.