Le rapprochement entre la comptabilité et les déclarations sociales est un élément essentiel pour garantir la cohérence des informations financières et éviter les erreurs qui pourraient entraîner des redressements fiscaux ou sociaux. Avec les évolutions réglementaires prévues en 2025 et 2026, les entreprises devront renforcer leurs contrôles pour s’adapter aux nouvelles obligations imposées par l’URSSAF.
Sommaire
1. Pourquoi le rapprochement DSN et comptabilité est crucial ?
1.1 Définition et objectifs du rapprochement DSN-comptabilité
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un système qui permet aux employeurs de déclarer mensuellement les rémunérations, les cotisations sociales et les prélèvements fiscaux des salariés. De son côté, la comptabilité reflète ces mouvements financiers à travers des écritures enregistrées dans les comptes appropriés.
L’objectif du rapprochement DSN-comptabilité est de :
- Détecter les écarts entre la paie et la comptabilité,
- Garantir la fiabilité des données déclarées aux organismes sociaux,
- Faciliter les contrôles et éviter des redressements en cas d’audit URSSAF,
- Assurer le bon calcul des droits sociaux des salariés.
1.2 Les risques en cas d’absence de rapprochement
L’absence de contrôle régulier entre la DSN et la comptabilité peut engendrer plusieurs risques :
- Omissions de certaines rémunérations dans la DSN, entraînant un défaut de cotisations sociales.
- Erreur dans la comptabilisation des charges sociales, créant des écarts inexpliqués.
- Contrôles URSSAF défavorables, avec des redressements financiers lourds.
- Impact sur les droits des salariés, notamment en matière de retraite et d’assurance chômage.
À partir de 2025, l’URSSAF enverra directement aux entreprises des corrections basées sur l’analyse de leurs déclarations. Puis, en 2026, elle pourra imposer des DSN dites de substitution, ce qui limitera la capacité de l’employeur à contester certaines régularisations.
2. Comment réaliser un bon rapprochement entre DSN et comptabilité ?
2.1 Mettre en place une méthodologie rigoureuse
Le rapprochement entre la comptabilité et la DSN repose sur un processus structuré, qui doit être appliqué à chaque clôture comptable.
Étapes clés du rapprochement
| Étape | Action |
|---|---|
| 1. Collecte des données | Extraire les déclarations DSN et les écritures comptables de la période concernée. |
| 2. Identification des comptes clés | Vérifier tous les comptes de charges liés aux salaires et aux cotisations sociales. |
| 3. Vérification des écarts | Comparer les montants déclarés et comptabilisés pour détecter toute anomalie. |
| 4. Justification des écarts | Expliquer les écarts constatés et les corriger si nécessaire. |
| 5. Archivage des vérifications | Conserver une preuve du contrôle en cas de demande de l’URSSAF. |
2.2 Utiliser des sous-comptes pour une meilleure visibilité
L’une des erreurs courantes est de regrouper toutes les charges sociales dans un même compte comptable, ce qui complique leur suivi. L’idéal est d’utiliser des sous-comptes permettant d’identifier rapidement chaque élément.
Exemple de subdivision du compte 641 pour optimiser le rapprochement DSN-comptabilité :
| Code comptable | Intitulé | Particularité |
|---|---|---|
| 6411 | Salaires bruts | Totalité des rémunérations versées |
| 64111 | Primes exceptionnelles | Montants soumis à cotisations sociales |
| 64121 | Congés payés pris | Salaires versés au titre des congés |
| 64122 | Provision pour congés payés | Ne doit pas apparaître en DSN |
| 64141 | Avantages en nature | Nourriture, logement, véhicule de fonction |
| 64142 | Indemnités de rupture exonérées | Non soumises aux cotisations sociales |
| 64143 | Indemnités de départ à la retraite | Partiellement soumises aux cotisations |
Grâce à cette classification, il devient plus facile d’identifier les écarts et d’analyser les montants déclarés.
2.3 Automatiser le contrôle avec un tableau Excel ou un logiciel dédié
L’utilisation d’un tableau de suivi des écarts entre la DSN et la comptabilité est un outil précieux pour éviter toute erreur.
Exemple de tableau de contrôle :
| Libellé | Montant DSN | Montant comptable | Écart | Justification |
|---|---|---|---|---|
| Salaires bruts | 150 000€ | 150 000€ | 0€ | RAS |
| Primes exceptionnelles | 5 000€ | 5 000€ | 0€ | RAS |
| Indemnité de rupture | 2 000€ | 2 000€ | 0€ | Exonérée de cotisations |
| Avantages en nature | 3 500€ | 3 500€ | 0€ | Inclus dans la DSN |
| Provision pour congés payés | 8 000€ | 0€ | -8 000€ | Non déclarée en DSN |
Ce type de tableau permet d’identifier immédiatement les écarts et de les justifier.
3. Anticiper les réformes URSSAF de 2025 et 2026
3.1 Nouvelles obligations à partir de 2025
À partir de 2025, l’URSSAF mettra en place un système de corrections automatiques. Si des anomalies sont détectées dans une DSN, l’employeur recevra une notification avec une proposition de correction.
L’employeur aura le choix de :
- Accepter la correction et l’intégrer dans la DSN suivante.
- Contester la correction en apportant des justificatifs sous un délai limité.
Ce mécanisme vise à fiabiliser les données déclarées et à limiter les erreurs répétitives.
3.2 La DSN de substitution prévue en 2026
À compter de mai 2026, une nouvelle mesure viendra renforcer ce dispositif : la DSN de substitution. Si un employeur ne corrige pas une anomalie malgré plusieurs notifications, l’URSSAF pourra transmettre une déclaration corrigée directement aux organismes sociaux.
Dans un premier temps, seules les informations ayant un impact sur le calcul des retraites seront concernées. Mais cette mesure pourrait s’étendre à d’autres données sociales à l’avenir.
| Mesure | Date de mise en place | Impact pour les employeurs |
|---|---|---|
| Corrections automatiques | Janvier 2025 | Intégration obligatoire des corrections envoyées par l’URSSAF |
| DSN de substitution | Mai 2026 | L’URSSAF pourra déclarer les données en cas de non-correction |
Ces réformes imposent aux entreprises une gestion plus rigoureuse de leurs déclarations sociales, sous peine de voir leurs DSN corrigées de manière automatique.
Conclusion : Un enjeu majeur pour les entreprises et cabinets comptables
Le rapprochement entre la DSN et la comptabilité est un enjeu clé pour les entreprises. Il permet :
- D’éviter des erreurs coûteuses qui pourraient générer des redressements URSSAF,
- De garantir aux salariés un calcul juste de leurs droits sociaux,
- D’anticiper les nouvelles réformes et obligations légales.
Dès aujourd’hui, il est essentiel de :
- Mettre en place des contrôles réguliers entre la DSN et la comptabilité.
- Utiliser des sous-comptes pour structurer les données et limiter les erreurs.
- Adopter des outils d’automatisation pour comparer les montants déclarés et comptabilisés.
L’URSSAF renforçant ses contrôles dès 2025, les entreprises doivent dès maintenant s’adapter à ces nouvelles exigences pour éviter toute sanction et garantir des déclarations fiables.